Case: Relatórios de Performance

Função: Gestão de Projeto / Gestão de Equipe

Resumo: Processo de criação de sistemas de acompanhamento, de metrificação e de geração de relatórios de performance em projetos.

Neste projeto, meu objetivo como gestora de projetos foi otimizar o acompanhamento de desempenho e engajamento da equipe de Marketing, criando um modelo robusto de monitoramento de performance que permitisse uma visão clara do progresso em projetos e atividades diárias.

Definindo KPIs

A primeira etapa foi analisar as necessidades da equipe e da gestão, a fim de definir os indicadores chave de desempenho (KPIs) que seriam monitorados.

​Com base nisso, desenvolvi modelos personalizados de monitoramento, utilizando as ferramentas disponíveis nas plataformas organizacionais, como Asana e Slack, para registrar e acompanhar a execução das tarefas, prazos e responsabilidades. Esses modelos permitiram não apenas acompanhar o progresso de cada colaborador, mas também mapear o nível de engajamento e colaboração dentro dos projetos.

Monitoramento e Feedbacks

Com a aprovação da gestão, implementei o monitoramento na rotina diária da equipe, realizando follow-ups semanais para alinhar entregas e prazos, e garantindo a visibilidade de gargalos ou oportunidades de melhoria.

Com o Asana, é possível montar relatórios integrados a projetos, equipes e portfólios. Há todos os tipos de visualização, metrificação e personalização, incluindo uma IA integrada. Esses encontros regulares foram fundamentais para ajustar o ritmo dos projetos e assegurar que a equipe estivesse trabalhando de forma coesa e produtiva.

Relatórios de Performance

Em adição, estabeleci a prática de alimentar a gestão com relatórios mensais de performance, oferecendo uma visão completa dos resultados alcançados.

Esses relatórios se tornaram uma ferramenta indispensável para a tomada de decisões estratégicas, possibilitando a gestão otimizar a alocação de recursos, ajustar metas e melhorar a organização do trabalho da equipe de Marketing.

Composição da Apresentação

Overview de projetos: Informações iniciais e dashboard de monitoramento de projetos ativos (case aqui).

Métricas de projetos: Majoritariamente dados quantitativos de projetos ativos e encerrados, tarefas entregues, distribuição de tarefas na equipe, atrasos, entre outros.

Reports individuais:

• Dados quantitativos e gráficos de performance em projetos gerados via Asana;

• Classificação dos parâmetros de acordo com os dados observados;

• Observações gerais;

• 2ª tela com tarefas previstas para o mês seguinte, prioridades do colaborador, principais atrasos do mês anterior (priorização) e seção de recomendações.

Observações Gerais: Conclusões sobre a performance dos colaboradores, desempenho da equipe, distribuição de foco entre projetos, avaliação de projetos prioritários, etc;

Propostas de Intervenção: O que podemos fazer para aprimorar performances individuais e coletivas? Por exemplo, correção de escopos, de cronogramas e de priorização.

Apoiando a Tomada de Decisões

A implementação desse sistema resultou em maior transparência, agilidade e eficiência nos processos, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e bem coordenado.

O relatório é compartilhado com a alta gestão e coordenadores para tomada de decisão, suporte no gerenciamento de pauta de suas equipes e apoio no feedback assertivo de colaboradores. Além disso, novas etapas foram adicionadas ao processo para tornar a análise mais inclusiva e descentralizada.