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case: relatórios de Performance
Função: Gestão de Projeto.
Resumo: Processo de criação de sistemas de acompanhamento, de metrificação e de geração de relatórios de performance em projetos.
Neste projeto, meu objetivo como gestora de projetos foi otimizar o acompanhamento de desempenho e engajamento da equipe de Marketing, criando um modelo robusto de monitoramento de performance que permitisse uma visão clara do progresso em projetos e atividades diárias.
Definindo KPIs
A primeira etapa foi analisar as necessidades da equipe e da gestão, a fim de definir os indicadores chave de desempenho (KPIs) que seriam monitorados.
Com base nisso, desenvolvi modelos personalizados de monitoramento, utilizando as ferramentas disponíveis nas plataformas organizacionais, como Asana e Slack, para registrar e acompanhar a execução das tarefas, prazos e responsabilidades. Esses modelos permitiram não apenas acompanhar o progresso de cada colaborador, mas também mapear o nível de engajamento e colaboração dentro dos projetos.
Monitoramento e Feedbacks
Com a aprovação da gestão, implementei o monitoramento na rotina diária da equipe, realizando follow-ups semanais para alinhar entregas e prazos, e garantindo a visibilidade de gargalos ou oportunidades de melhoria.
Com o Asana, é possível montar relatórios integrados a projetos, equipes e portfólios. Há todos os tipos de visualização, metrificação e personalização, incluindo uma IA integrada. Esses encontros regulares foram fundamentais para ajustar o ritmo dos projetos e assegurar que a equipe estivesse trabalhando de forma coesa e produtiva.
Relatórios de Performance
Em adição, estabeleci a prática de alimentar a gestão com relatórios mensais de performance, oferecendo uma visão completa dos resultados alcançados.
Esses relatórios se tornaram uma ferramenta indispensável para a tomada de decisões estratégicas, possibilitando a gestão otimizar a alocação de recursos, ajustar metas e melhorar a organização do trabalho da equipe de Marketing.
Composição da Apresentação:
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Overview de projetos: Informações iniciais e dashboard de monitoramento de projetos ativos (case aqui).
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Métricas de projetos: Majoritariamente dados quantitativos de projetos ativos e encerrados, tarefas entregues, distribuição de tarefas na equipe, atrasos, entre outros.
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Reports individuais: Confira uma tela de exemplo abaixo.
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Dados quantitativos e gráficos de performance em projetos gerados via Asana (incluindo atrasos);
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Classificação dos parâmetros de acordo com os dados observados;
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Observações gerais;
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2° tela com tarefas previstas para o mês seguinte, prioridades do colaborador, principais atrasos do mês anterior (priorização) e seção de recomendações.
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Observações Gerais: Conclusões sobre a performance dos colaboradores, desempenho da equipe, distribuição de foco entre projetos, avaliação de projetos prioritários, etc;
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Propostas de Intervenção: O que podemos fazer para aprimorar performances individuais e coletivas? Por exemplo, correção de escopos, de cronogramas e de priorização.
Apoiando a Tomada de Decisões
A implementação desse sistema resultou em maior transparência, agilidade e eficiência nos processos, promovendo um ambiente de trabalho mais produtivo e bem coordenado.
O relatório é compartilhado com a alta gestão e coordenadores para tomada de decisão, suporte no gerenciamento de pauta de suas equipes e apoio no feedback assertivo de colaboradores. Além disso, novas etapas foram adicionadas ao processo para tornar a análise mais inclusiva e descentralizada.
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